Is een online systeem voldoende voor een aanzegging?

Een werkgever is verplicht om uiterlijk een maand voordat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege eindigt de werknemer schriftelijk te informeren over het niet voortzetten ervan. Deze verplichting, de zogenoemde aanzegging, is bedoeld om de werknemer tijdig duidelijkheid te geven over zijn toekomstige arbeidspositie. De wet stelt geen specifieke eisen aan de inhoud van de aanzegging, maar schrijft wel voor dat deze schriftelijk moet plaatsvinden. Dit om misverstanden over mondelinge toezeggingen of afspraken te voorkomen. Schriftelijke kennisgeving kan ook elektronisch worden gedaan.

Recentelijk heeft de rechtbank Midden-Nederland uitspraak gedaan over de vraag of een werkgever heeft voldaan aan deze informatieplicht.

In dit geval was werknemer van 1 september 2023 tot 1 september 2024 werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. De werkgever maakt gebruik van de software AFAS Insite, een systeem waarin HRM-gerelateerde communicatie met werknemers plaatsvindt. De brief van 28 juli 2024, waarin het einde van de arbeidsovereenkomst werd aangekondigd, werd via AFAS Insite verstuurd. Op 1 september 2024 gaf werknemer echter aan dat hij niet op de hoogte was van het niet verlengen van zijn contract, aangezien hij geen kennis had genomen van het bericht op AFAS Insite. Werknemer vordert daarom een aanzegvergoeding. De aanzegvergoeding is een vergoeding die een werkgever betaalt wanneer er niet tijdig wordt aangegeven dat een arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd.

Zoals gezegd had werknemer de aanzegging op AFAS Insite niet geopend of gelezen, waardoor de inhoud van de brief hem niet had bereikt. Dit is relevant, aangezien volgens de ontvangsttheorie van artikel 3:37 lid 3 BW een bericht pas effect heeft wanneer het daadwerkelijk is ontvangen. De werkgever beroept zich echter op artikelen 26 en 27 van de arbeidsovereenkomst. De werkgever stelt dat de werknemer had moeten weten dat de aanzegging via AFAS Insite was verstuurd.

De rechter volgt dit standpunt niet. De rechter leest in de genoemde artikelen in de arbeidsovereenkomst namelijk niet dat de communicatie tussen werkgever en werknemer via AFAS Insite verloopt. De artikelen vermelden alleen dat er een elektronisch dossier wordt aangemaakt, dat documenten worden gescand en papieren originelen worden vernietigd. Er wordt echter niet expliciet aangegeven dat dit ook het middel is voor communicatie. De werknemer had dan ook niet hoeven te begrijpen dat dit het gebruikelijke communicatiemiddel was. Bovendien werd werknemer er niet van op de hoogte gesteld dat er een document voor hem beschikbaar was in AFAS Insite.

Er waren geen omstandigheden die het niet ontvangen van de aanzegging voor risico van de werknemer zouden moeten rechtvaardigen. Het blijft dus de verantwoordelijkheid van de werkgever dat de werknemer de inhoud van de brief niet heeft ontvangen. Werkgever is daarom de aanzegvergoeding aan werknemer verschuldigd.

💡 Tip!

Zorg ervoor dat de werknemer tijdig, schriftelijk en op een duidelijke manier geïnformeerd wordt over het niet verlengen van de arbeidsovereenkomst. Het is daarnaast goed om na te gaan of de werknemer de aanzegging heeft ontvangen en dit te laten bevestigen.