Heb je recht op inzage in je personeelsdossier (en mag je werkgever daarin alles opnemen)?

Een slecht beoordelingsgesprek, een officiële waarschuwing of een conflict dat blijft sudderen. Vaak speelt het personeelsdossier op de achtergrond een grotere rol dan werknemers denken. Maar wat staat daar eigenlijk allemaal in?

Afbeelding boven artikel ter illustratie. Bron: Getty Images.

Wie zoekt naar een wettelijke definitie van het personeelsdossier, zoekt tevergeefs. Er is geen vaste omschrijving in de wet, zegt arbeidsrechtadvocaat Pascal Willems (WVO Advocaten). ‘In de praktijk vallen alle stukken die betrekking hebben op de werknemer en diens functioneren hieronder. Denk aan arbeidsovereenkomsten, beoordelingen, waarschuwingen, e-mails over functioneren en verslagen van gesprekken.’

Dossierverwarring
Wel is er een belangrijk onderscheid tussen het personeelsdossier en het verzuimdossier, legt Willems uit. ‘Dat laatste ziet uitsluitend toe op ziekte en verzuim’. Toch kan het verwarrend worden: zodra informatie over ziekteverzuim wordt gebruikt in verband met functioneren of gedrag, raakt die informatie al snel het personeelsdossier.

Kort gezegd: bewaart een werkgever informatie over een werknemer in verband met diens functioneren of handelen, dan spreken we in de praktijk al snel over het personeelsdossier – ook als die informatie verspreid is over verschillende mappen, systemen of mailboxen.

Heb je recht op inzage?
Ja, maar niet onbeperkt. Het inzagerecht volgt vooral uit de Algemene verordening gegevensbescherming AVG. Een personeelsdossier bevat persoonsgegevens en valt dus onder het begrip ‘verwerking van persoonsgegevens’. Dat betekent dat werknemers een inzagerecht hebben (artikel 15 AVG), maar ook rechten op correctie of verwijdering (artikelen 16 en 17 AVG). Dat inzagerecht betekent overigens niet dat je altijd het originele document moet krijgen. ‘Een goed leesbare kopie is voldoende,’ aldus Willems. ‘Ook zijn de rechten niet absoluut. De werkgever mag ze afwegen tegen andere belangen, zoals het belang om het functioneren van een werknemer te kunnen vastleggen.’

In de praktijk zie je dat vooral terug bij beoordelings- of functioneringsverslagen. ‘Als een werknemer correctie wil, bijvoorbeeld omdat hij het oneens is met de inhoud, hoeft de werkgever die tekst niet aan te passen. Wat wél moet gebeuren, is dat de reactie of aanvulling van de werknemer aan het oorspronkelijke document wordt toegevoegd. Zo blijft zichtbaar dat er verschil van inzicht bestaat.’

Mag een werkgever alles vastleggen?
Het korte antwoord: in beginsel wel, maar niet zonder grenzen. ‘Een werkgever mag veel opnemen in het personeelsdossier,’ zegt Willems, ‘maar moet zich houden aan de basisprincipes van de AVG.’ Die principes zijn onder meer doelbinding, noodzakelijkheid en proportionaliteit. ‘Dat betekent dat de werkgever steeds moet afwegen voor welk doel gegevens worden vastgelegd, of dat doel gerechtvaardigd is, en of er niet méér informatie wordt opgeslagen dan nodig.’

Interne notities, klachten of e-mails mogen dus worden vastgelegd, zolang ze relevant zijn voor het functioneren of handelen van de werknemer en niet buitensporig zijn. ‘Het vastleggen van alles ‘voor de zekerheid’ gaat juridisch te ver.’

Wat als het dossier onjuist of eenzijdig is?
Dat komt vaker voor dan werknemers denken. Verouderde informatie, oude conflicten of een negatieve aantekening zonder context: het kan allemaal blijven hangen. De AVG biedt werknemers hier duidelijke rechten. Je kunt verzoeken om correctie, aanvulling of verwijdering. Maar ook hier geldt: het recht is niet absoluut. ‘Een werkgever hoeft een document niet te herschrijven als hij het inhoudelijk oneens is met de werknemer. Wel moet hij de visie van de werknemer toevoegen. Zo ontstaat een completer en eerlijker beeld.’

Mag het dossier worden gebruikt bij ontslag?
Ja – daarvoor is het personeelsdossier juist bedoeld. ‘In een goed dossier staan zowel de positieve als de negatieve aspecten van het functioneren,’ legt Willems uit. Denk aan promoties, salarisverhogingen, maar ook aan waarschuwingen en verbetertrajecten.

In principe hoort een werknemer alle stukken in dat dossier te kennen. Toch is de praktijk weerbarstig. ‘Bij ontslag procedures zie je regelmatig dat werkgevers ook interne e-mails of informatie van collega’s gebruiken die niet expliciet in het personeelsdossier zaten.’ Rechters staan dat soms toe, omdat waarheidsvinding zwaar weegt. Dat betekent niet dat alles zomaar kan. ‘Een werknemer mag niet volledig worden overvallen met stukken die hij nooit heeft gezien of had kunnen kennen,’ waarschuwt Willems. Het gebruik van ‘verborgen’ informatie brengt dus risico’s met zich mee voor de werkgever.

Wat als je geen inzage krijgt?
Wie nul op het rekest krijgt, staat volgens Willems niet machteloos. ‘Een formeel inzageverzoek is de eerste stap. Bijvoorbeeld een verzoek om een kopie van het volledige personeelsdossier.’

Werkt de werkgever niet mee, dan kan de werknemer naar de rechter om inzage af te dwingen. Dat gebeurt volgens Willems nog relatief weinig. Wel ziet hij in procedures regelmatig een ander gevolg. ‘Als een werkgever een onvolledig dossier verstrekt en zich later beroept op stukken die daarin ontbraken, kan de rechter daar consequenties aan verbinden – bijvoorbeeld in de vorm van een billijke vergoeding.’ Een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens is ook mogelijk, maar levert in de praktijk vooral wat op als een werkgever structureel de regels overtreedt.

Wat kun je doen met je dossier?
Vraag actief inzage in je personeelsdossier (formeel, bijvoorbeeld per e-mail).
Controleer op actualiteit en volledigheid: ontbreken stukken of staat er verouderde info in?
Maak gebruik van je correctierecht: voeg je eigen visie toe als je het oneens bent.
Laat je niet verrassen: vraag bij conflicten welke stukken worden gebruikt.
Schakel hulp in bij weigering of twijfel: jurist, OR of – in uiterste gevallen – de rechter.

De ontbindingsvergoeding en de kennelijk onredelijke ontslagvergoeding hebben plaatsgemaakt voor de transitievergoeding en de additionele vergoeding. Daar waar de transitievergoeding berekend wordt volgens een duidelijke formule, is de additionele vergoeding een zogenaamde billijke vergoeding die de rechter zelf kan vaststellen. Welke gevolgen heeft deze stelselwijziging van vergoedingen voor zieke werknemers die met ontslag worden geconfronteerd?

Ernstig verwijtbaar handelen
Als tijdens een ontslagprocedure blijkt dat de werkgever zich schuldig heeft gemaakt aan ernstig verwijtbaar handelen of nalaten, en de rechter meent tevens dat er voldoende grond is voor ontbinding, dan kan hij naast de transitievergoeding een additionele of billijke vergoeding toekennen. De wetgever heeft wel duidelijk gemaakt dat het om een uitzondering gaat en dat de lat hoog ligt om voor die billijke vergoeding in aanmerking te komen. Omdat in de wet niet is geregeld hoe die vergoeding moet worden berekend, is het interessant om te zien hoe rechters daarover gaan oordelen.

Ontslag om ziekmelding
Recent is een van de eerste uitspraken gepubliceerd (Rechtbank Oost-Brabant 22 september, ECLI:NL:RBOBR:2015: 5552) waarin de rechter een billijke vergoeding heeft toegekend aan een zieke werknemer. Het ging daarbij om een bijzondere zaak waarbij de werknemer eerst enkele jaren in dienst was en vervolgens een nieuwe arbeidsovereenkomst kreeg voor een zogenaamde nieuwe functie, met daarin een proeftijd. Tijdens deze proeftijd viel de werknemer uit met arbeidsgerelateerde spanningsklachten, waarop de werkgever de werknemer in de proeftijd ontsloeg. De kantonrechter maakt daar in de procedure korte metten mee door het proeftijdontslag nietig te verklaren. In de gelijktijdig behandelde ontbindingsprocedure oordeelt de kantonrechter dat er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen door de werkgever omdat de werkgever het dienstverband vanwege de ziekmelding wilde beëindigen, onder intwijfeltrekking van de arbeidsongeschiktheid. Daarbij overweegt de kantonrechter dat het niet aan de werkgever is “… om een oordeel te vellen over de medische toestand van X, en het op haar weg heeft gelegen een bedrijfsarts in te schakelen.” Vervolgens concludeert de kantonrechter dat de werkgever een ernstig verwijt moet worden gemaakt inzake de verstoring van de arbeidsrelatie tussen partijen. De werknemer heeft dan ook recht op een additionele of billijke vergoeding.

Hoogte billijke vergoeding
De hoogte van de billijke vergoeding die de werknemer in dit geval krijgt is evenwel teleurstellend. Volgens de kantonrechter moet de billijke vergoeding worden bepaald op basis van de omstandigheden van het geval en dan met name op basis van wat de werkgever verwijtbaar heeft gedaan, niet wat de (financiële) gevolgen zijn voor de werknemer. Criteria als loon en lengte van het dienstverband hoeven daarbij geen rol te spelen, aldus de kantonrechter. Er kan wel rekening worden gehouden met de financiële situatie van de werkgever. De kantonrechter wijst uiteindelijk een bedrag van 2.000,- euro bruto toe aan billijke vergoeding. Deze uitspraak maakt duidelijk dat, zelfs als de kantonrechter tot de uitzonderlijke conclusie komt dat de werkgever ernstig verwijtbaar heeft gehandeld, de werknemer er niet zeker van kan zijn dat dit ook tot een aanzienlijke billijke vergoeding zal leiden. Weliswaar was de werknemer in deze zaak slechts 3,5 jaar in dienst en had zij een relatief laag salaris. Maar de opgetelde transitie- en additionele vergoeding, in totaal 3.737,- euro bruto, zullen de werkgever geen slapeloze nachten bezorgen. En daarmee lijkt de billijke vergoeding een papieren tijger te worden.

Robert Heeg

Freelance Journalist
Specialist in arbeidsmarkttrends & persoonlijke ontwikkeling