Een extern onderzoeksrapport over grensoverschrijdend gedrag: moet je dat delen met de werknemer?

In een eerdere blog bespraken we hoe je als werkgever bewijs kunt verzamelen wanneer een werknemer het geheimhoudingsbeding schendt. Via de rechter kun je dan inzage vorderen in bestanden of communicatiemiddelen — zoals een Dropboxaccount waarvan jij vermoedt dat daar bedrijfsgegevens op staan.

Maar het kan ook omgekeerd werken. Een werknemer kan via de rechter inzage vorderen in ‘jóuw’ documenten. Zoals dus een rapport van een extern onderzoeksbureau naar (vermeend) grensoverschrijdend gedrag van de werknemer. Als werkgever wil je dat rapport gebruiken als bewijs voor ontslag wegens verwijtbaar handelen. Tegelijkertijd wil je (oud-)werknemers beschermen die belastende verklaringen hebben afgelegd en daarom bang zijn voor repercussies door de werknemer.

Onderzoeken naar grensoverschrijdend gedrag of sociale veiligheid op de werkvloer komen de laatste tijd steeds vaker voor.

Maar waar moet je als werkgever op letten?

Hoe beoordeelt een rechter een verzoek tot inzage
Per 1 januari 2025 geldt nieuwe wetgeving. Daarin wordt o.a. geregeld hoe je bewijs mag verzamelen in civiele procedures en hoe je documenten – via de rechter – kunt opvragen bij de wederpartij.

Het nieuwe uitgangspunt in deze situaties is dat een inzageverzoek wordt toegewezen, tenzij jij als werkgever een gewichtige reden hebt om dat te weigeren. De werknemer moet wel voldoende belang hebben bij het verzoek en het moet gaan om specifieke documenten. ‘Fishing expeditions’ — gewoon wat documenten opvragen in de hoop iets bruikbaars te vinden — zijn niet toegestaan.

Dit uitgangspunt beoogt gelijke kansen in procedures. Of te wel: partijen moeten allebei over voor hen relevante documenten kunnen beschikken om zich te kunnen verdedigen. Voor jou als werkgever kan het echter lastige situaties opleveren.

Voorbeeld uit de rechtspraak
Een goed voorbeeld is een recente uitspraak van de rechtbank Noord-Holland van 19 mei 2026.

De werkgever verzoekt om ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De werknemer vordert in diezelfde procedure inzage in alle verslagen en interviews die het externe onderzoeksbureau heeft afgenomen bij (oud-)werknemers. Het rapport zelf bevat namelijk alleen algemene waardeoordelen; concrete voorbeelden van gedragingen of uitlatingen van de werknemer ontbreken. De kantonrechter stelt vast dat uit het rapport wél blijkt dat in de interviews concrete voorbeelden zijn gegeven, maar dat het onderzoeksbureau die bewust niet heeft gedeeld om de anonimiteit van de geïnterviewden te beschermen.

Het belang van de werknemer bij inzage is duidelijk: de werkgever gebruikt het rapport als bewijs voor ontslag. De werknemer wil begrijpelijkerwijs weten hoe die beschuldiging wordt onderbouwd en of de inhoud van het ingebrachte rapport wel overeenkomt met de afgenomen interviews.

De werkgever verweert zich en stelt dat haar belang bij sociale veiligheid en de veiligheid van haar (oud-)werknemers — aan wie anonimiteit is toegezegd — zwaarder weegt.

De kantonrechter gaat hier niet in mee. Kort samengevat: De kantonrechter beschikt ook niet over de interviewverslagen en kan daardoor niet beoordelen of de door de werkgever gestelde vrees voor repercussies gegrond is. Bovendien lijken de voorbeelden van gedrag van de werknemer die volgens de werkgever de vrees zou moeten onderbouwen volgens de kantonrechter niet op repercussies, maar op een poging van de werknemer (tijdens en na het onderzoek) om zich tegen de aantijgingen van de werkgever te verweren. Het inzageverzoek wordt dus toegewezen, ondanks de toezeggingen van anonimiteit aan de (oud)werknemers. De werkgever mag de verslagen wel eerst pseudonimiseren voordat zij deze aan de werknemer verstrekt.

Wat betekent dit voor werkgever?
Doe geen anonimiteitstoezeggingen meer aan (oud)werknemers. Die belofte kan je als werkgever niet waarmaken. Pseudonimisering is bij inzage door de werknemer het hoogst haalbare — en dan is alsnog de kans reëel dat de werknemer kan herleiden wie wat heeft verklaard.

Het lijkt een open deur, maar als je voldoende ander bewijs hebt — kan je ervoor kiezen het ontbindingsverzoek te beperken tot de verwijten die ook zonder de verslagen voldoende vaststaan.  Dan heeft de werknemer onvoldoende belang bij inzage.

Is een algemeen cultuuronderzoek uitgevoerd waaruit bleek dat één werknemer grensoverschrijdend gedrag vertoont? Dan kun je alsnog een afzonderlijk, persoonsgericht onderzoek starten — waarbij je met een eventuele inzage in het achterhoofd rekening kan houden met de (oud-)medewerkers en vervolgens alleen het laatste onderzoek gebruiken als bewijs. Het gerechtshof Den Haag benadrukte dit expliciet. In die zaak had de werkgever hetzelfde verweer gevoerd — en ook het hof wees erop dat een apart persoonsgericht onderzoek een reële optie was geweest.

Gemiste kansen?
In de Noord-Hollandse zaak stelt de kantonrechter slechts één voorwaarde: pseudonimisering. Maar er zijn meer mogelijkheden, al worden die in de rechtspraak niet of nauwelijks benut.

De rechter mag aan inzage verschillende voorwaarden verbinden, zoals:

• Plicht tot geheimhouding voor de partij die inzage krijgt.
• De interviews met (oud)werknemers ter inzage leggen op de rechtbank, zodat de informatie niet verder wordt verspreid. De werknemer mag de documenten dan alleen inzien op de rechtbank.
• Aanwijzing van een onpartijdige derde die de gegevens inziet en daarvan alleen mededeling doet aan de werknemer (‘via-via’).
• Gezamenlijke benoeming van deskundigen die objectief selecteren welke gegevens wel en niet onder het inzagerecht vallen.

Deze opties zijn in gepubliceerde vonnissen nog niet toegepast. Het is daarom verstandig om deze ontwikkelingen in de rechtspraak goed te blijven volgen.

Conclusie: Schakel je een extern onderzoeksbureau in?
Houd van meet af aan rekening met een mogelijke ontbindingsprocedure én een inzageverzoek. Neem tijdig contact op met een advocaat en bespreek welke strategie het beste past bij jouw situatie.