E-mailbox van een werknemer doorzoeken? Dan moet je het wel goed doen!

Regelmatig krijgen wij de vraag of een werkgever de e-mailbox van een werknemer mag doorzoeken. Het antwoord op die vraag is: ‘Dat hangt ervan af’. Het mag in elk geval niet zomaar. Dat het van belang is om goed te weten wat je doet blijkt uit een recente uitspraak van de kantonrechter Amsterdam (ECLI:NL:RBAMS:2020:3452). In die uitspraak had de werkgever aan paar stappen gemist, hetgeen uiteindelijk resulteerde in een hoge billijke vergoeding ‘inclusief vergoeding voor ernstige inbreuk op de privacy’.

Wat speelde er? Er was een conflict op het werk tussen de werknemer en aan hem ondergeschikte collega’s. Tijdens een bijeenkomst heeft de werkgever aan die collega’s onder andere vragen gesteld over de verstandhouding op de werkvloer met de werknemer. Op enig moment daarna is de werkaccount/e-mailbox van de werknemer onderzocht en vervolgens heeft de werkgever aan de werknemer laten weten de arbeidsovereenkomst te willen beëindigen. Als reden is daarvoor aangegeven dat het draagvlak voor hem onder het personeel volledig zou zijn weggevallen en dat er meerdere zaken zijn ontdekt die een ontslag op grond van ernstig verwijtbaar handelen zouden rechtvaardigen.

Het lukt ze niet om overeenstemming te bereiken over de beëindiging van het dienstverband. Wat volgt is een ontbindingsverzoek vanuit de werkgever. In die procedure volgen over en weer tal van verwijten en ontkenningen. De kantonrechter geeft daarover aan dat – wie het gelijk in deze ook aan zijn zijde heeft – uit het debat in ieder geval volgt dat partijen van mening verschillen over hoe de werknemer in het algemeen uitvoering heeft gegeven en dient te geven aan zijn werkzaamheden. Verder komen in de procedure nog een aantal e-mails aan bod die uit de e-mailbox van de werknemer zijn opgediept. Uit een aantal van die e-mails bleek dat de werknemer in het verleden een affectieve relatie had gehad met een ondergeschikte. De kantonrechter overweegt hierover dat deze omstandigheid op zichzelf geen grond vormt voor ontbinding omdat de relatie inmiddels drie jaar is beëindigd en niemand daarvan schade had ondervonden.

Uit andere overgelegde e-mails blijkt eigenlijk niets. Hooguit dat de werknemer wellicht op een wat ruwe toon en niet altijd even diplomatiek communiceert. Maar uit de berichten van andere medewerkers blijkt dat deze toon niet ongebruikelijk is binnen de bedrijfscultuur. De e-mails rechtvaardigen dan ook geen ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Wel is inmiddels de arbeidsrelatie ernstig verstoord. Mede omdat zonder concrete verdenking en zonder vooraankondiging of toestemming de gehele e-mailbox met jaren aan e-mails is onderzocht. Deze inbreuk op de privacy is volgens de kantonrechter in strijd met artikel 8 EVRM (recht op eerbiediging van privé-, familie- en gezinsleven) en heeft bovendien de verhouding tussen partijen onnodig verstoord. Te meer nu uit de e-mails verder niets schokkends naar voren komt.

Omdat de arbeidsrelatie ernstig en duurzaam verstoord is geraakt wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Daarbij moet de werkgever een transitievergoeding betalen, maar daarbovenop ook nog een flinke billijke vergoeding. Met betrekking tot de privacyschending geldt dat een inbreuk op het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer in beginsel onrechtmatig is, behoudens de aanwezigheid van een rechtvaardigingsgrond. Dat de werkgever een gegronde reden had om de e-mails zonder toestemming van de werknemer te onderzoeken is niet gebleken. Van een rechtvaardigingsgrond is dan ook geen sprake. Een bedrag van € 10.000,- komt de kantonrechter gelet op de grove privacyschending billijk voor. Niet in de laatste plaats omdat de werkgever vervolgens op basis van deze (oude) onrechtmatig verkregen berichten de werknemer ongefundeerd heeft beticht van ernstige delicten, zoals een onoorbare liefdesrelatie. Verder is daarbij in aanmerking genomen dat de werkgever op geen enkel moment hoor en wederhoor heeft toegepast en de werknemer zonder gegronde reden op non-actief heeft gesteld, welke omstandigheden uiteindelijk hebben geleid tot de ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Wat moet je hier nu van leren? Voor het onderzoeken van de e-mailbox moet in ieder geval sprake zijn van een concrete verdenking. Er moet met andere woorden sprake zijn van een gerechtvaardigd doel om de e-mails te controleren. Bij voorkeur ligt in een bedrijfsreglement vast dat de e-mailbox kan worden gecontroleerd. Ontbreekt een dergelijk beleid, dan kan je er vanuit gaan dat de rechter het gerechtvaardigde doel extra streng beoordeelt. Verder geldt de eis van proportionaliteit. Is een minder belastend/ingrijpend middel voorhanden? Zo ja, dan moet je dat als werkgever inzetten. Ontbreekt een alternatief, dan mag toegang tot de e-mailbox worden verschaft. Daarbij moet in principe gericht worden gezocht naar de concrete misdragingen. In het kader van zorgvuldigheid kan worden overwogen een extern bureau in te schakelen.

Worden één of meer van de zorgvuldig te nemen stappen gemist, dan betekent dat niet dat eventueel gevonden ‘bewijs’ niet kan worden gebruikt. Onrechtmatig verkregen gegevens kunnen doorgaans in arbeidszaken ‘gewoon’ worden gebruikt, al zal dat wel leiden tot een hoge(re) (schade)vergoeding voor de werknemer (zie bijvoorbeeld: kantonrechter Amsterdam 12 mei 2014, ECLI:NL:RBAMS:2014:2751).

Leon Toonen
WVO Advocaten