Onduidelijkheid over het al dan niet (tijdig) ontvangen van een aanzegging via een digitaal systeem komt voor rekening en risico van werkgever

Al sinds 2015 geldt voor werkgevers de aanzegverplichting. Dit betekent dat werkgevers de werknemer uiterlijk één maand voor het van rechtswege eindigen van de arbeidsovereenkomst schriftelijk moet laten weten of de arbeidsovereenkomst al dan niet wordt verlengd, en zo ja, onder welke voorwaarden. In de praktijk gaat dit regelmatig fout. Zo wordt de aanzegging vergeten of te laat gedaan. In dat geval ben je een aanzegvergoeding verschuldigd van maximaal 1 bruto maandsalaris. Veel werkgevers gebruiken tegenwoordig ook bepaalde systemen om te communiceren met hun werknemers over van alles wat te maken heeft met de arbeidsrelatie, waaronder ook het aanzeggen van de arbeidsovereenkomst. In deze kwestie gebruikte de werkgever hiervoor AFAS en dat ging niet helemaal goed. De kantonrechter van de rechtbank Limburg moest vervolgens een oordeel vellen over de vraag of de aanzegging (tijdig) had plaatsgevonden.

Achtergrond van de zaak
Een werknemer is sinds 19 augustus 2024 op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in dienst van de werkgever. De werkgever maakt binnen haar organisatie gebruik van software van AFAS. Werknemers krijgen een e-mailnotificatie op het moment dat er een bericht in AFAS staat. In de arbeidsovereenkomst is onder meer opgenomen: “Wij hebben een arbeidsovereenkomst afgesproken voor bepaalde tijd. Deze overeenkomst eindigt per 18 maart 2025. Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst afloopt en in principe niet wordt verlengd. Werkgever heeft hiermee voldaan aan haar aanzegplicht.”

Op 4 februari 2025 stond in AFAS een bericht dat de arbeidsovereenkomst van de werknemer werd verlengd van 19 maart 2025 tot en met 18 oktober 2025. Daarnaast is (wederom) opgenomen dat de arbeidsovereenkomst nadien niet wordt verlengd.

In een e-mail van 12 oktober 2025 heeft werknemer werkgever erop gewezen dat hij geen schriftelijke aanzegging heeft ontvangen ten aanzien van de laatste arbeidsovereenkomst en (daarom) aanspraak maakt op de aanzegvergoeding. In reactie op deze e-mail, wijst de werkgever op een bericht in AFAS, inhoudende dat de arbeidsovereenkomst in september 2025 is verlengd. Werknemer heeft daarop verzocht hem daarvan een kopie te verstrekken, indien vóór 18 september 2025 (de deadline van de aanzegging) een schriftelijke aanzegging via AFAS heeft plaatsgevonden. De werkgever heeft werknemer vervolgens gewezen op de “de taak in afas op 15 september”.

De werknemer stelt zich op het standpunt dat hij geen schriftelijke aanzegging heeft ontvangen vóór 18 september 2025, noch per e-mail, noch per brief, noch via een ander persoonlijk schriftelijk bericht. Werkgever heeft achteraf gesteld dat de informatie over het al dan niet voortzetten van het contract in AFAS zou hebben gestaan. Werknemer zegt hierover dat dit bericht weliswaar in het systeem is geplaatst, maar dat hij van dit bericht niet op tijd kennis heeft kunnen nemen omdat hij niet actief is geïnformeerd over het feit dat dit bericht in AFAS stond. Er is geen kennisgeving, melding of bericht aan hem verzonden. Het enkel plaatsen van informatie in een intern systeem zonder actieve schriftelijke kennisgeving aan de werknemer voldoet volgens de werknemer niet. Werkgever heeft derhalve niet voldaan aan de wettelijke verplichting tot tijdige en schriftelijke aanzegging, aldus de werknemer.

De rechtbank
De kantonrechter merkt allereerst op dat in de arbeidsovereenkomst enkel is vermeld dat de loonstrook digitaal beschikbaar is op AFAS. Niet is overeengekomen dat door middel van AFAS zou worden gecommuniceerd over andere zaken. De werkgever heeft de stelling van werknemer dat hij niet actief is geïnformeerd over het bericht van 15 september 2025, niet weersproken. Het niet ontvangen van het bericht gedateerd op 15 september 2025, voor zover dit al op die datum in AFAS is geplaatst, komt dan ook niet voor risico van de werknemer, zo oordeelt de kantonrechter.

De werknemer heeft aangegeven dat hij de aanzegging van de verlenging (uiteindelijk) wel heeft gekregen, maar niet op tijd. De werkgever heeft werknemer immers pas op 12 december 2025 gewezen op de verlenging in AFAS. Dat is te laat. Dat had uiterlijk 1 maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd gemoeten, te weten vóór 18 september 2025. De werknemer heeft dan ook recht op een aanzegvergoeding van 1 bruto maandsalaris.

Ten overvloede overweegt de kantonrechter dat met de standaardaanzegging dat de overeenkomst niet wordt verlengd in de eerste arbeidsovereenkomst én de aanbiedingsbrief van 4 februari 2025 behorend bij de tweede arbeidsovereenkomst, niet is voldaan aan de aanzeggingsverplichting, omdat de arbeidsovereenkomst telkens wél is verlengd en het doel van de aanzeggingsverplichting, tijdige zekerheid over het al dan niet verlengen, in dat geval niet wordt bereikt. Kortom, wordt de arbeidsovereenkomst verlengd en neem je in de communicatie daaromtrent op dat de arbeidsovereenkomst na afloop niet wordt verlengd, dan geldt dit volgens deze kantonrechter niet als aanzegging. Je moet dan dus opnieuw tijdig en schriftelijk aanzeggen.

Conclusie en tips voor de werkgever
Deze uitspraak laat zien dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met de schriftelijke aanzegverplichting. Het enkel plaatsen van een bericht in een systeem zoals AFAS is niet voldoende als niet duidelijk is afgesproken dat op die manier over contractverlengingen wordt gecommuniceerd én als de werknemer niet actief op het bericht wordt gewezen.

Mede gelet op deze zaak, is het daarom belangrijk alert te zijn met de aanzegging:

• Gebruik je een systeem zoals AFAS? Zorg dan dat werknemers weten dat via AFAS wordt gecommuniceerd;
• Als er twijfel of onduidelijkheid is of een werknemer (tijdig) op de hoogte is geraakt van een bericht via systemen als AFAS, komt dit voor rekening en risico van een werkgever;
• Zorg ervoor dat je als werkgever kan bewijzen dat de werknemer het bericht (via AFAS) tijdig heeft gelezen/bereikt.