Praktische tips bij AI-beleid

Gebruik van Artificial Intelligence, beter bekend als ‘AI’, is tegenwoordig niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Ook op de werkvloer doet AI steeds meer zijn intrede. Van een simpele zoekopdracht tot het schrijven van teksten: AI wordt steeds vaker ingezet door werknemers. Dat biedt kansen, maar brengt ook risico’s met zich mee voor werkgevers.  Zo is het gebruik van AI inmiddels in de eerste arbeidsrechtelijke ontslagzaken meegenomen in de beoordeling.

Achtergrond
AI-gebruik kan het werk sneller en efficiënter maken. Het kan echter ook op verschillende terreinen problemen veroorzaken. Het gebruik van AI brengt dan ook de nodige uitdagingen met zich mee. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan:

• Privacy risico’s: ingevoerde gegevens kunnen worden opgeslagen in externe systemen (‘open source’) en zijn daardoor mogelijk toegankelijk voor derden;
• Schending van auteursrechten: AI genereert content op basis van bestaande informatie. Dat kan leiden tot onbedoelde, maar wel onrechtmatige inbreuken op werken/teksten van anderen;
• Onjuiste output: de output van AI is niet volledig betrouwbaar. Als je hier niet scherp op bent en klakkeloos alles overneemt, kan dat leiden tot fouten en mogelijke aansprakelijkheidskwesties met bijvoorbeeld klanten.

Hoe ga je nu als werkgever praktisch om met ongecontroleerd AI-gebruik en hoe beperk je de risico’s?

Mogelijkheden om AI-gebruik te reguleren
Er zijn meerdere manieren om ongecontroleerd AI-gebruik vooraf te reguleren.
Om privacy risico’s te beperken kun je het geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst (ook) toespitsen op het gebruik van AI. Aan het geheimhoudingsbeding wordt veelal een boetebeding gekoppeld, wat veelal een goede preventieve werking heeft. Daarnaast kun je als werkgever regels en intern beleid opstellen over het gebruik van AI door werknemers. In het AI-beleid kun je sancties op overtreding van het beleid opnemen, zodat je kunt handhaven op het moment dat werknemers het beleid overtreden. Op deze manieren regel je vooraf wat je toestaat en wat niet bij het gebruik van AI en kun je naast de nodige privacy-risico’s ook potentiële schendingen van auteursrechten en het gebruik van onjuiste output beperken.

AI-gebruik in rechterlijke uitspraken tot nu toe
Langzamerhand worden de eerste uitspraken over (onjuist) AI-gebruik gepubliceerd. Interessant is dat het gebrek aan ‘AI-beleid’ en het ontbreken van duidelijke aanwijzingen vanuit werkgevers uitdrukkelijk wordt meegewogen in de beoordeling van de situatie.

Zo zette de rechter een streep door het ontslag op staande voet van een werknemer die AI gebruikte bij het opstellen van stukken en een groter aantal werkuren opgaf dan hij daadwerkelijk had gemaakt. In deze situatie had de werkgever de werknemer onvoldoende duidelijk gemaakt dat het AI-gebruik haar niet beviel. Bovendien was niet vast komen te staan waarom het hoge(re) aantal opgegeven uren relevant was aangezien het loon niet afhankelijk was van het aantal uur dat werknemer werkte. Tot slot betwistte de werknemer dat het AI-gebruik niet was toegestaan.
Gerecht in eerste aanleg van Curaçao 12 november 2025: ECLI:NL:OGEAC:2025:235
https://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:OGEAC:2025:235

Een werknemer die werkzaam was als marketingmanager maakte in zijn werk veelvuldig gebruik van AI. Dat deed hij ook voor het schrijven van social mediaposts. De kwaliteit van het werk van deze werknemer was echter ondermaats. Klanten waren ontevreden en vertrokken. De werkgever stelde dat hij door de slechte kwaliteit van het werk van de werknemer klanten is verloren en daardoor schade heeft geleden. Daar ging de rechter niet in mee. Deze werkgever had de werknemer niet aangesproken op zijn functioneren en er waren geen instructies gegeven of eisen gesteld waaraan het werk, zoals het schrijven van de social mediaposts, moest voldoen.
Rechtbank Overijssel 10 Maart 2026 ECLI:NL:RBOVE:2026:1328 https://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:RBOVE:2026:1328

De kantonrechter van de rechtbank Midden-Nederland achtte een ontslag op staande voet wegens disfunctioneren en niet-naleving van de verlofregels onterecht. De rechter ging in deze zaak om meerdere redenen wel over tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens een verstoorde arbeidsverhouding. Er was duidelijk sprake van een mismatch, de werknemer was te hoog ingeschat bij de sollicitatieprocedure en werknemer heeft gedurende de sollicitatie en het dienstverband gebruik gemaakt van AI.  Volgens werkgever heeft werknemer zich daarom schuldig gemaakt aan misleiding. Daar gaat de rechter niet in mee. Het gebruik van AI was immers niet verboden binnen de onderneming. Wel constateert de rechter dat er over en weer geen vertrouwen meer is tussen partijen. Hij is daarom over gegaan tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.
Rechtbank Midden-Nederland 18 december 2024 ECLI:NL:RBMNE:2024:6707 https://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:RBMNE:2024:6707

Uit bovenstaande uitspraken volgt dat een ontslag wegens AI-gebruik niet snel gerechtvaardigd is als er vooraf geen duidelijke regels of beleid is geformuleerd en kenbaar gemaakt aan de werknemer over het gebruik van AI. De aanwezigheid van beleid (en de uitvoering daarvan) met betrekking tot het gebruik van AI wordt meegewogen in de beoordeling van rechters over bijvoorbeeld ontslag.
Met andere woorden: het is tijd voor beleid op het gebied van AI-gebruik.

Tips voor inhoud AI-beleid
Met welke aspecten kun je nu rekening houden bij het opstellen van beleid over AI-gebruik? Uiteindelijk gaat het erom dat binnen jouw onderneming duidelijk is waar werknemers zich aan moeten houden bij het gebruik van AI, wat in ieder geval niet is toegestaan en welke sancties je aan niet-naleving van dat beleid verbindt.  Verder is het raadzaam om je beleid af te stemmen op jouw specifieke bedrijfsvoering. Werk je bijvoorbeeld veel met digitale content of veel met persoonsgegevens, dan zal het beleid daarop moeten worden afgestemd.  Bij het opstellen van een AI-beleid kun je in ieder geval denken aan onderstaande zaken:

• Wel of niet toestaan: geef duidelijkheid over of AI-gebruik is toegestaan tijdens de uitoefening van de werkzaamheden;
• Randvoorwaarden: indien AI-gebruik is toegestaan, geef dan aan onder welke voorwaarden AI mag worden gebruikt;
• Bescherming van bedrijfsinformatie: geef expliciet aan dat het invoeren van (vertrouwelijke) bedrijfs- of klantinformatie niet is toegestaan in AI-tools;
• Privacyregels en wetgeving: geef aan welke specifieke privacyregels een werknemer dient na te leven bij AI-gebruik. Je kunt hier denken aan specifieke verplichtingen uit bijvoorbeeld de AVG;
• Verantwoordelijkheid: geef aan dat de werknemer te allen tijde zelf verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat van zijn werkzaamheden;
• Sancties: leg vast wat de gevolgen zijn van overtreding van het beleid.

Ben je op zoek naar een duidelijk AI-beleid voor jouw bedrijf? Neem dan vooral eens contact met ons op!